Những điều cần biết về chi phí thuê văn phòng không hóa đơn

Căn cứ theo quy định hiện nay, ở lĩnh vực bất động sản văn phòng có một số trường hợp đặc biệt: không cấp hóa đơn lẻ của cơ quan thuế cho một số mô hình văn phòng. Tuy nhiên, hãy yên tâm vì đây không phải là điều quá đáng lo ngại.

Nếu doanh nghiệp bạn chưa có kinh nghiệm trong việc thuê văn phòng không hóa đơn này, đồng thời cũng mong muốn tìm hiểu. Thì chúc mừng bạn, bài viết này dành cho bạn! Ở bài viết này chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp tất tần tật thắc mắc về chi phí thuê văn phòng không hóa đơn và các thông tin liên quan.

Văn phòng không hóa đơn
Văn phòng không hóa đơn

Quy trình xử lý thuê văn phòng không hóa đơn

Ở trường hợp các cá nhân cho thuê văn phòng/tài sản mà tổng số tiền thuê trên 100 triệu/năm hoặc dưới 8,4 triệu/tháng thì không cần phải đóng thuế. Trong trường hợp, doanh nghiệp phải nộp thuế GTGT và TNCN nhưng không được cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ. Khi doanh nghiệp cho thuê văn phòng không hóa đơn, song vẫn đảm bảo có khoản thu chi hợp lý, khi đó, họ chỉ cần đáp ứng được những yêu cầu dưới đây:

  •       Chủ doanh nghiệp, chủ cho thuê văn phòng chỉ phải nộp tiền thuế môn bài.
  •       Khi khai thuế môn bài có bộ hồ sơ là Tờ khai mẫu 01/MBAI và Thông tư 156/2013/TT-BTC, nộp tại Chi cục Thuế mà doanh nghiệp có văn phòng cho thuê.

Nói ngắn gọn, các cá nhân/doanh nghiệp cho thuê văn phòng không phải nộp thuế TNCN, Thuế GTGT. Họ chỉ cần đảm bảo nộp thuế môn bài đúng thời hạn và xây dựng đầy đủ, hợp lý bộ chứng từ.

Hồ sơ chứng từ của văn phòng không hóa đơn như thế nào?

Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ thuê văn phòng không hóa đơn gồm các thành phần:

  •       Hợp đồng thuê văn phòng (không bắt buộc có công chứng căn cứ trên văn bản số 4528/TCTPC 02/11/2015 của Tổng cục Thuế)
  •       Chứng từ thanh toán tiền thuê văn phòng (không cần phải chuyển khoản căn cứ theo quy định 2.4 khoản 2 điều 4 Thông tư 96, vì không có hóa đơn)
  •       Chứng từ sau khi nộp thuế môn bài của doanh nghiệp cho thuê văn phòng.
  •       Bảng kê 01/TNDN. Áp dụng khi trả tiền thuê văn phòng và được lưu tại doanh nghiệp, khi đó cần có bảng kê cụ thể. Trên bảng kê phải có chữ ký của giám đốc hoặc người được cấp trên ủy quyền.
hồ sơ
hồ sơ chứng từ

Lưu ý chung khi hạch toán chi phí văn phòng không hóa đơn

Để có thể ghi nhận chi phí thuê văn phòng một cách khách quan, chứng minh chi phí thuê văn phòng là hợp lệ, các doanh nghiệp cần đảm bảo cung cấp đầy đủ bộ hồ sơ chứng từ.

  •       Nếu thuê của công ty/doanh nghiệp: Đảm bảo có đủ hóa đơn, hợp đồng, phun lục của hợp đồng và chứng từ thanh toán.
  •       Nếu thuê của cá nhân: Nếu cá nhân tự đi nộp thuế thì phải có hợp đồng thuê văn phòng, chứng từ thanh toán. Còn trong trường hợp bên cho thuê nộp thuế thay chủ nhà thì bên cạnh các loại giấy tờ kể trên, phải có thêm chứng từ nộp thuế thay.

Nếu giá trị tiền thuê văn phòng không hóa đơn lớn hơn 20 triệu đồng thì:

  •       Nếu thuê của công ty/doanh nghiệp: chuyển khoản và xuất hóa đơn đầy đủ.
  •       Nếu thuê của cá nhân: có thể chuyển khoản hoặc không.
chi phí thuê văn phòng
chi phí văn phòng

Qua bài viết này, chúng tôi hi vọng đã mang đến cho bạn cái nhìn tổng quát về mô hình văn phòng không hóa đơn. Linh động tùy thuộc vào đối tượng cho thuê và chi phí phải trả mà quyết định văn phòng đó có được cấp hóa đơn hay không. Từ đó doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị chu đáo cho hồ sơ và các chứng từ đi kèm. Đặc biệt không được bỏ sót các chứng từ liên quan tới nghĩa vụ thuế.

>>>>>>>>>>> Xem thêm: Văn phòng trọn gói mini