Việc hạch toán chi phí ăn phòng như thế nào để có thể hợp lý nhất? Nếu như trả tiền trước và trả hàng hàng tháng thì doanh nghiệp sẽ phải thực hiện ra sao? Chuyện đụng đến các con số hạch toán là vấn đề vô cùng hóc búa, đòi hỏi người xử lý hạch toán có đủ bình tĩnh và chuyên môn. Hôm nay, bài viết này dành cho bạn, góp phần đưa những thông tin hữu ích để bạn có thể hạch toán chi phí văn phòng một cách thấu đáo nhất!

Chi phí thuê văn phòng là chi phí như thế nào?

Mọi công ty/doanh nghiệp hay thậm chí là cá nhân có nhu cầu thuê văn phòng làm việc đều cần phải đăng ký minh bạch và báo cáo với các cơ quan pháp lý. Các khoản phí trong quá trình thuê văn phòng là khoản chi phí cơ hội mà bạn bỏ ra để nhận về cho mình những tiện ích của một văn phòng hoạt động chuyên nghiệp. Các khoản chi phí văn phòng cần phải công khai minh bạch và hạch toán rõ ràng.

Chi phí văn phòng liệu có nằm trong chi phí quản lý kinh doanh?

Căn cứ theo thông tư 133 của Bộ Tài Chính mà việc hạch toán chi phí văn phòng kết chuyển được tiến hành. Điều vô cùng quan trọng của mỗi doanh nghiệp là phải hạch toán cụ thể về chi phí quản lý kinh doanh của mình một cách minh bạch qua mỗi năm tài chính. Trong đó, để giải thích cho vấn đề: chi phí văn phòng liệu có nằm trong chi phí quản lý kinh doanh không, ta có thể thấy:  chi phí quản lý kinh doanh gồm 2 loại là chi phí bán hàng và chi phí quản lý.

Chi phí bán hàng

Đây chính là loại chi phí phát sinh trong quá trình bán sản phẩm ra thị trường. Loại chi phí này bao gồm các khoản nhỏ như: phí chào hàng, phí giới thiệu sản phảm, phí thu hồi sản phẩm… Đồng thời chi phí bán hàng còn có: phí bảo hiểm sản phẩm, phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp. Các khoản phí cho nguyên vật liệu và công cụ lao động cũng không là ngoại lệ.

Chi phí quản lý doanh nghiệp

Đây là khoản phí phục vụ chung cho quá trình vận hành của doanh nghiêp, chuyên dùng để chi trả lương cho công nhân viên chức, bảo hiểm lao động, đồng thời phục vụ cho việc đầu tư hạ tầng doanh nghiệp. Trong trường hợp những doanh nghiệp có hợp đồng thuê đất đai, cơ sở hạ tầng… thì doanh nghiệp phải trả khoản chi phí văn phòng tương ứng. Đương nhiên, khỏan chi này nằm trong chi phí quản lý kinh doanh, đã được ban giám đóc/lãnh đạo phê duyệt. Đồng thời phía kế toán cũng cần hạch toán cụ thể để báo cáo với văn phòng thuế ở địa phương doanh nghiệp đang hoạt động.

Hạch toán chi phí văn phòng không được ghi giảm chi trong chi phí kế toán. Thay vào đó, chi phí văn phòng được điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để tăng số thuế TNDN – điều mà doanh nghiệp cũng bắt buộc phải đảm bảo nộp đầy đủ – không một phút chậm trễ.

Hạch toán chi phí văn phòng sao cho hợp lệ?

Khi một doanh nghiệp muốn thuê một văn phòng để làm việc hoặc một tòa nhà thuộc quyền sở hữu của riêng doanh nghiệp. Họ phải đảm bảo rằng bản thân doanh nghiệp thực hiện theo đúng những quy định của pháp luật và Bộ Tài Chính về các khoản chi phí quản lý daonh nghiệp.

Song, muốn hoạch toán chi phí văn phòng một cách hợp lệ đòi hỏi bộ phận kế toán của doanh nghiệp phải đủ tỉ mỉ và tuân thủ theo chính xác từng hướng dẫn hạch toán. Một doanh nghiệp chỉ được công nhận rằng đã hạch toán chi phí avwn phòng họp lệ khi đảm bảo được các loại giấy tờ và thông tin sau:

•       Hóa đơn chứng từ xác nhận đã thanh toán, hợp đồng cho thuê văn phòng… trong trường hợp doanh nghiệp có thuê cơ sở hạ tầng văn phòng của công công ty nào đó.
•       Hợp đồng thuê nhà và chứng từ thành toán nếu bản thân doanh nghiệp thuê văn phòng từ các công ty cá nhân nhỏ/lẻ.
•       Ở trường hợp khi bên thuê văn phòng nộp thuê cho bên chủ đầu tư, thì trong bộ hồ sơ phải đảm bảo có thêm yếu tố chứng từ nộp tiền thuế tại địa phương.

Hạch toán chi phí văn phòng khi giá trị từ 20 triệu đồng trở lên

Ở trường hợp hạch toán chi phí văn phòng khi thuê văn phòng có trị giá từ 20 triệu trở lên, doanh nghiệp cần quan tâm đến những vấn đề sau:

•       Nếu thuê văn phòng công ty với giá trị từ 20 triệu đồng trở lên có hóa đơn với giá trị gia tăng. Doanh nghiệp phải đảm bảo tiền thuê được chuyển từ tài khoản của bên thuê tới tài khỏan của bên cho thuê một cách minh bạch. Đồng thời phải có được giấy tờ chứng nhận do ngân hàng cung cấp cho doanh nghiệp sau qúa trình giao dịch.
•       Nếu thuê văn phòng của cá nhân: ở trường hợp này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không phải đóng thuê VAT nếu như số tiền có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên. Như thế đồng nghĩa không bắt buộc chuyển khoản, song doanh nghiệp vẫn phải có biên bản rõ ràng về việc đã nhận tiền thuê kèm theo chữ ký xác nhận chủ chủ cho thuê.

Với những chia sẻ trên về cách hạch toán chi phí văn phòng, hi vọng bài viết đã cung cấp cho bạn thêm những kiến thức bổ ích. Việc hạch toán kế toán chính là nền tảng căn bản của mọi doanh nghiệp, đòi hỏi các doanh nghiệp phải có sự đầu tư nghiêm túc và hoàn thiện chỉn chu. Chúc doanh nghiệp bạn luôn hoạt động tốt trong các lĩnh vực kinh doanh, gặp nhiều may mắn và thắng lợi!

>>>>> Xem thêm: Văn phòng chia sẻ